Geklickt ist nicht unterschrieben! Warum Kündigungen und Aufhebungsverträge nicht per E-Mail wirksam sind

Was Arbeitgeber unbedingt beachten sollten

„Aber die Mitarbeiterin hat den Aufhebungsvertrag doch unterschrieben, eingescannt und per Mail zurückgeschickt!“ Oder: “Aber der Mitarbeiter hat doch gemailt, dass er kündigen will!”
Klingt vertraut? Dann ist jetzt der richtige Moment, mit einem weitverbreiteten Irrtum aufzuräumen – bevor eine scheinbar wirksame Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Gericht scheitert.

Was sagt das Gesetz?

Gemäß § 623 BGB gilt:
Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Mit anderen Worten: Ein eingescanntes Dokument, ein PDF mit digitaler Signatur oder eine E-Mail reichen nicht aus. Selbst wenn beide Seiten sich inhaltlich völlig einig sind, bleibt eine solche Vereinbarung rechtlich formunwirksam – und das ist nicht heilbar. Eine derartige Formnichtigkeit kann nämlich nicht rückwirkend „geheilt“ werden. Es muss dann eine neue formwirksame Kündigung ausgesprochen bzw. ein neuer formwirksamer Aufhebungsvertrag mit Wirkung für die Zukunft geschlossen werden. Das frühestmögliche Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses ist dann der Tag der Zustellung der Kündigung (ab hier laufen auch erst Kündigungsfristen) bzw. der beidseitigen Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags.

Was bedeutet „Schriftform“ eigentlich?

Nach § 126 BGB liegt Schriftform nur dann vor, wenn:

  • die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet wurde
  • im Falle eines Vertrags beide Vertragsparteien (oder deren bevollmächtigte Vertreter) eigenhändig mit Tinte oder Kugelschreiber auf derselben Urkunde unterschrieben haben

Die sogenannte „elektronische Form“ (§ 126a BGB), also etwa eine qualifizierte elektronische Signatur, ist bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen ausdrücklich ausgeschlossen.

Laienfreundlich gesagt:

Ohne Original-Unterschrift(en) auf Papier gibt es keine wirksame Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Klingt altmodisch? Vielleicht. Ist aber geltendes Recht.

Textform vs. Schriftform – wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe werden oft verwechselt – dabei ist der Unterschied juristisch entscheidend:

Textform (§ 126b BGB):

  • Zum Beispiel E-Mail, Fax, Word-Datei
  • Keine Unterschrift nötig
  • Reicht für Mitteilungen, Bestätigungen, Informationen

Schriftform (§ 126 BGB):

  • Erforderlich für Kündigungen und Aufhebungsverträge
  • Handschriftliche Unterschrift, bei Verträgen Unterschriften beider Parteien auf Papier auf derselben Urkunde, vorzugsweise 2 Ausfertigungen, auf denen beide unterzeichnen
  • Nur dann ist die Beendigung rechtswirksam möglich

Merksatz: Schriftform ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das, was zählt – mit Tinte und rechtlicher Bindung.

Häufige Fehler in der Praxis bei Aufhebungsverträgen:

  1. Der Mitarbeitende sendet den unterschriebenen Aufhebungsvertrag als Scan zurück – nicht wirksam.
  2. Der Aufhebungsvertrag/die Kündigung wird digital per DocuSign oder ähnlichem signiert – nicht wirksam.
  3. Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschreiben getrennt auf unterschiedlichen Ausdruck-Exemplaren – nicht wirksam, wenn keine einheitliche Urkunde vorliegt.

So machen Sie es richtig:

  • Drucken Sie das Dokument in zweifacher Ausfertigung aus.
  • Lassen Sie beide Parteien handschriftlich auf beiden Exemplaren unterschreiben.
  • Geben Sie je ein Original an jede Partei.
  • Falls postalisch unterzeichnet wird: Fordern Sie das Original mit Unterschrift zurück. Ein Scan genügt nicht.

Häufige Probleme in der Praxis bei Kündigungen:

Stellen Sie sicher, dass nur kündigungsberechtigte Personen (Geschäftsführung, Personalleitung oder durch beigefügte Vollmacht Berechtigte) das Kündigungsschreiben im Original unterzeichnen. Ansonsten droht eine berechtigte Zurückweisung der Kündigung, dann muss erneut gekündigt werden.

Sofern Sie eine Kündigung nicht persönlich überreichen können, bieten sich weitere Übermittlungswege an:

  1. Persönlicher Einwurf in den Briefkasten des Mitarbeitenden mit Dokumentation des Datums und Uhrzeit. Achten Sie hier darauf, dass die einwerfende Person als Zeuge fungiert und damit kein Mitglied der Geschäftsführung sein darf. Die einwerfende Person muss unbedingt Kenntnis über den Inhalt des Umschlags hat.
  2. Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, dessen Beauftragung allerdings weitere Kosten verursacht.
  3. Einwurf-Briefeinschreiben mit Auslieferungsbeleg: Das Bundesarbeitsgericht hält den Einlieferungsbeleg nebst Online-Sendestatus allein als Zugangsnachweis für nicht ausreichend. Wegen weiterer Einzelheiten zu dieser Entscheidung dürften wir auf unseren Artikel “BAG: Online-Status als Zugangsnachweis einer Kündigungserklärung per Einwurf-Einschreiben ungeeignet, Urteil vom 30. 01.2025 (Az. 2 AZR 68/24)” verweisen. Zwar hat sich das BAG in seiner Entscheidung nicht über die Eignung des Auslieferungsbelegs als Zugangsnachweis an sich geäußert, allerdings gibt es hierzu bereits positive Entscheidungen des Bundesgerichtshofs (BGH).

Ein reiner Nachweis über den Postversand ist nicht ausreichend. Es muss bewiesen werden können, dass das Schreiben auch wirklich zugegangen ist.

Fazit:

Wer kündigt oder ein Arbeitsverhältnis einvernehmlich beendet, muss nicht nur inhaltlich sauber arbeiten – sondern auch formell. Digitale Prozesse sind im Personalbereich längst Standard – aber bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen gelten analoge Regeln. Arbeitgeber, die hier auf eine vermeintlich praktische Lösung per Mail setzen, müssen mit der Unwirksamkeit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.


 


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